Archivos generales
En este grupo de opciones están los apartados para la creación y mantenimiento de archivos que contienen datos que serán utilizados en el resto del programa, tales como los clientes, proveedores, comerciales, etc así como algunos informes sobre dichos archivos.
Seleccione el apartado a consultar o, si lo desea, regrese al índice general.
OPCIONES DE «ARCHIVOS GENERALES»
Configuración de la empresa
Clientes
Proveedores
Comerciales
Formas de pago
Informes
Informe de clientes
Informe de proveedores
Informe de comerciales
Informe de formas de pago
Configuración de la empresa
En la configuración de la empresa podrá incluir los datos generales de su empresa (nombre fiscal y comercial, NIF, y datos de localización), y los contadores de los documentos (facturas, albaranes….).
Debe tener en cuenta que el NIF/CIF es el que se utilizó para suscribirse a Ambar Cloud.
También podrá parametrizar:
- Configuración: Contadores, parámetros fiscales, tipos de I.V.A. y campos libres personalizables. Para ello acceda al submenú «configuración de la empresa».
- Tema: Eligiendo el estilo o tema que desee para su sistema de trabajo. Puede elegir el que le sea más claro, o más agradable a la vista, o por sus especiales consideraciones sea más legible.
Clientes
El archivo de clientes permite añadir, modificar, buscar y eliminar información relativa a sus clientes. El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
La información está agrupada en varias pestañas entre las cuales es posible desplazarse haciendo click en los títulos correspondientes («General», «datos comerciales»….).
En cada casilla se reflejará la información cuyo título determina y es fácilmente comprensible, aunque estos puntos requieren una explicación expresa:
- Tipo de documento identificativo: Hay que elegir entre NIF, NIF intracomunitario, pasaporte u otro.
- Tarifa: Se refiere a alguna de las tarifas que pueden crearse en el apartado de tarifas. Se emplearán para calcular los precios de los pedidos, albaranes y facturas de venta.
- Descuentos 1 y 2: Se aplicarán al pie de los documentos de pedidos, albaranes y facturas de venta.
- Vendedor y comisión: Puede tener un vendedor asignado y puede tener una comisión por defecto para las ventas a este cliente (a cualquier vendedor).
- Retención: Indicar el tipo de retención en caso de aplicarse a este cliente.
- Régimen y clase de IVA: Si/no o recargo de equivalencia y Nacional, comunitario o exento.
- Forma de pago: De la tabla de formas de pago, cuál es la asignada por defecto (aunque podrá modificarse en cada venta).
- Días de pago: Se emplearán para que los vencimientos se ajusten de forma automática a los días de pago. En caso de estar en blanco no se ajustará a otra fecha más que la resultante del vencimiento.
- Datos Bancarios: La información es la exigida por la norma SEPA.
- Fecha de baja: En caso de tener algún valor, el cliente estará dado de baja y no se le podrán generar documentos nuevos de venta ni aparecerá en las consultas. En los informes habrá que solicitar expresamente que se muestren los registro de baja para que se puedan incluir.
- Bloquear ventas/texto en ventas: Permite que en los casos que se indican, se bloquee la venta a ese cliente, mostrándose el texto que se refleja. Por ejemplo: «Solo ventas si no supera el riesgo» y texto: «ha superado el riesgo máximo y debe disminuir el riesgo actual antes de comprar».
Proveedores
El archivo de proveedores permite añadir, modificar, buscar y eliminar información relativa a sus proveedores. El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
La información está agrupada en varias pestañas entre las cuales es posible desplazarse haciendo click en los títulos correspondientes («General», «datos comerciales»….).
En cada casilla se reflejará la información cuyo título determina y es fácilmente comprensible, aunque estos puntos requieren una explicación expresa:
- Tipo de documento identificativo: Hay que elegir entre NIF, NIF intracomunitario, pasaporte u otro.
- Descuentos 1 y 2: Se aplicarán al pie de los documentos de pedidos, albaranes y facturas de compra.
- Retención: Indicar el tipo de retención en caso de que nos la aplique este proveedor.
- Régimen y clase de IVA: Si/no o recargo de equivalencia y Nacional, comunitario o exento.
- Forma de pago: De la tabla de formas de pago, cuál es la asignada por defecto (aunque podrá modificarse en cada venta).
- Datos Bancarios: La información es la exigida por la norma SEPA.
- Proveedor de baja: En caso de estar relleno, el proveedor estará dado de baja y no se le podrán generar documentos nuevos de compra ni aparecerá en las consultas. En los informes habrá que solicitar expresamente que se muestren los registros de baja para que se puedan incluir.
Comerciales
El archivo de comerciales permite añadir, modificar, buscar y eliminar información relativa a sus comerciales. El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
La información está agrupada en varias pestañas entre las cuales es posible desplazarse haciendo click en los títulos correspondientes («General», «datos comerciales»….).
En cada casilla se reflejará la información cuyo título determina y es fácilmente comprensible, aunque estos puntos requieren una explicación expresa:
- Comisión: Es el porcentaje de comisión por defecto, que se aplicará a las ventas que no tengan un porcentaje más concreto (que no tengan un porcentaje por el producto o por el cliente).
Formas de pago
El archivo de formas de pago permite añadir, modificar, buscar y eliminar información relativa a las formas de pago. El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
La información se empleará en las ventas y compras. En caso de tener un % al contado, dejará el resto para ser pagado con diversos vencimientos.
Informes
Los informes de los archivos generales son los siguientes:
- Informe de clientes
- Informe de proveedores
- Informe de comerciales
- Informe de formas de pago
Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes básicos, puede consultarlo haciendo click aquí.
Es interesante tener en cuenta dos cuestiones muy útiles.
Los diversos formatos: Puede que algunos informes tengan diversos formatos, lo que hace que se muestre una información u otra.
Los filtros avanzados, que le permiten añadir nuevos filtros y condiciones a sus informes. Si están
disponibles en un informe lo verá haciendo click en la rueda dentada azul arriba a la derecha del informe.