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Funcionamiento

Tesorería y financiero

En este apartado se encuentra la gestión de los movimientos económicos. Tanto aquellos que tienen reflejo en los bancos o cajas, como los documentos de pago tales como recibos bancarios, cheques o pagarés.

Muchos de los movimientos de este apartado son generados de forma automática por otras opciones de Ambar Cloud.

Seleccione el apartado a consultar o, si lo desea, regrese al índice general.

OPCIONES DE «TESORERÍA Y FINANCIERO»

Bancos

Gestión de cobros

Gestión de pagos

Cajas y Bancos

Apuntes en caja/banco

Listado de apuntes en caja/banco

Traspaso de fondos

Cierre de caja

Cartera

Efectos

Informe de efectos a cobrar

Informe de efectos a pagar

Devolución de efectos

Informes

Informe de bancos

Detalle de riesgo de clientes

 


 

Bancos

El archivo de bancos permite añadir, modificar, buscar y eliminar información relativa a los bancos o cajas de su empresa.

El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.

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Debe tener en cuenta que el concepto «banco» es aquí muy amplio, significando realmente «cuentas corrientes». Por tanto no sólo se pueden crear y manejar cuentas bancarias como tales, sino también cajas de efectivo, o cuentas corrientes de otro tipo como por ejemplo cobros por tarjeta de crédito o cuentas corrientes por cobros por mediación.

Los datos tipo SEPA de la cuenta bancaria y de los parámetros de domiciliación pueden ser usados en eventuales módulos de generación de archivos según norma SEPA.

Igualmente, la pestaña contable incluye información sobre eventuales módulos de conexión contable.

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Gestión de cobros

La gestión de cobros permite dar por cobrados los documentos que se desee. Los documentos cobrables pueden ser pedidos, albaranes, facturas o efectos. Además de anotar en el documento la cantidad cobrada (que puede ser el total del documento o solo una parte) genera los apuntes en el banco, o el  nuevo documento de cobro (en caso de que por ejemplo se haya cobrado una factura con 3 recibos bancarios).

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Para ello se seleccionarán en el panel de la izquierda qué documentos se desea ver (los de un cliente, o de un margen de fechas, o sólo los albaranes, o las facturas…).

Pulsando «cargar» se muestra la lista de documentos pendientes de cobro. Para efectuar el cobro de cualquiera de ellos basta con pulsar el botón «cobrar» que hay a la derecha de cada documento.

Al pulsar ese botón, se mostrará la misma ventana de cobro que en las demás opciones de ventas.

Cobrar

Se muestra el importe total del documento y el importe pendiente, y se solicita:

La fecha de cobro (por defecto será la del día en curso).

El banco en el que se va a reflejar el cobro. Puede ser cualquiera de los creados en el apartado de «bancos». Si la forma de pago implicara efectos (documentos de cobro tales como talones, pagarés, recibos SEPA, letras, etc…) el banco se utilizará como banco por defecto para la domiciliación de los documentos.

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Forma de pago: Cualquiera de las creadas en el apartado de «formas de pago». Propondrá la que tenga el cliente como forma de pago por defecto en su ficha.

A continuación se refleja el importe a cobrar (por defecto será el total pendiente) y en caso de conllevar efectos (porque no es de contado el 100% de la forma de pago) se podrán  generar los diversos vencimientos.

Para ello debe el botón «generar recibos». En ese caso, se pedirá el tipo de documento (a título informativo y para posteriores clasificaciones, pudiendo ser: recibos, talones, pagarés, letras y otros) y cuántos vencimientos se van a generar (con una barra de desplazamiento).

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Al pulsar el botón «generar» Ambar Cloud generará tantos documentos del tipo seleccionado, cada uno con vencimientos a 30 días como se haya indicado. Como identificación empleará la serie y número de documento seguido del número de vencimiento, y los datos SEPA referentes al mandato los tomará de la ficha del cliente, del apartado «bancos». Todos los datos son modificables.

 

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Gestión de pagos

La gestión de pagos permite dar por pagados los documentos que se desee. Los documentos a pagar pueden ser pedidos, albaranes, facturas o efectos. Además de anotar en el documento la cantidad pagada (que puede ser el total del documento o solo una parte) genera los apuntes en el banco, o el nuevo documento de cobro (en caso de que por ejemplo se haya pagado una factura con 3 recibos bancarios).

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Para ello se seleccionarán en el panel de la izquierda qué documentos se desea ver (los de un proveedor, o de un margen de fechas, o sólo los albaranes, o las facturas…).

Pulsando «cargar» se muestra la lista de documentos pendientes de cobro. Para efectuar el pago de cualquiera de ellos basta con pulsar el botón «cobrar» que hay a la derecha de cada documento.

Al pulsar ese botón, se mostrará la misma ventana de pago que en las demás opciones de compras.

Pagar

Aquí se pueden reflejar pagos del documento seleccionado.

Se muestra el importe total del documento y el importe pendiente, y se solicita:

La fecha de pago (por defecto será la del día en curso).

El banco en el que se va a reflejar el pago. Puede ser cualquiera de los creados en el apartado de «bancos». Si la forma de pago implicara efectos (documentos de pago tales como talones, pagarés, recibos SEPA, letras, etc…) el banco se utilizará como banco por defecto para la domiciliación de los documentos.

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Forma de pago: Cualquiera de las creadas en el apartado de «formas de pago». Propondrá la que tenga el proveedor como forma de pago por defecto en su ficha.

A continuación se refleja el importe a pagar (por defecto será el total pendiente) y en caso de conllevar efectos (porque no es de contado el 100% de la forma de pago) se podrán  indicar los diversos vencimientos.

 

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Cajas y Bancos

Aquí se agrupan las opciones que permiten trabajar sobre los apuntes de entrada o salida de dinero de cualquiera de los bancos o cajas. Muchos de esas anotaciones las habrá efectuado Ambar Cloud de forma automática desde las opciones de gestión de cobros o de pagos.

 

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Apuntes en caja/banco

En esta opción se podrán consultar, pero también modificar o eliminar, apuntes de movimientos de banco.

Al entrar en la opción nos permite seleccionar un banco y un rango de fechas. Al pulsar «cargar registros seleccionados» serán mostrados los movimientos del rango elegido.

Si lo desea, puede añadir un movimiento pulsando en el icono «añadir» de la parta superior izquierda.

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El funcionamiento en cualquiera de ambos casos es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.

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Al pulsar sobre el símbolo carpeta de cada línea, se puede acceder a los detalles del movimiento.

En el caso de movimientos automáticos, no podrá modificar todos los datos. Únicamente el importe y la fecha.

En ese caso debe tener en cuenta que el importe cobrado (o pagado) del documento que corresponda (por ejemplo una factura) quedará cobrado o pagado conforme a la nueva anotación. Es decir, si la factura de 1000€ estaba pagada por el banco 10, por 600€. Si modifica el apunte desde aquí y el importe lo cambia a 400€, la factura estará pagada por esos 400€.

La contrapartida únicamente tiene sentido en el caso de movimientos manuales, y es util para un eventual módulo de contabilización contable.

La identificación permite conocer el detalle del movimiento en caso de haber sido generado automáticamente por Ambar Cloud.

  • AM: Anotación Manual
  • FV: Factura de venta, seguida de la serie y número de la factura, y del código y nombre del cliente
  • AV: Albarán de venta, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del cliente.
  • PV: Pedido de venta, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del cliente.
  • FC: Factura de compra, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del proveedor.
  • AC: Albarán de compra, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del proveedor.
  • PC: Pedido de compra, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del proveedor.
  • EC: Efecto a cobrar seguido del código de efecto y del código y nombre del cliente.
  • EP: Efecto a pagar seguido del código de efecto y del código y nombre del proveedor.

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Listado de apuntes en caja/banco

Desde este apartado se pueden obtener extractos de movimientos de cualquiera de los bancos/cajas que se han manejado en las opciones anteriores.

Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes, puede consultarlo haciendo click aquí.

Tenga en cuenta:

1) El saldo será calculado siempre a origen, de modo que aunque Vd. seleccione un rango de fechas determinado, Ambar Cloud calculará el saldo anterior y lo mostrará para que el saldo que arrastre sea siempre correcto.

2) La identificación permite conocer el detalle del movimiento en caso de haber sido generado automáticamente por Ambar Cloud.

  • AM: Anotación Manual
  • FV: Factura de venta, seguida de la serie y número de la factura, y del código y nombre del cliente
  • AV: Albarán de venta, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del cliente.
  • PV: Pedido de venta, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del cliente.
  • FC: Factura de compra, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del proveedor.
  • AC: Albarán de compra, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del proveedor.
  • PC: Pedido de compra, seguida de la serie y número del documento y del código y nombre del proveedor.
  • EC: Efecto a cobrar seguido del código de efecto y del código y nombre del cliente.
  • EP: Efecto a pagar seguido del código de efecto y del código y nombre del proveedor.

 

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Traspaso de fondos

Esta utilidad permite registrar cómodamente un movimiento de dinero entre dos bancos/cajas. Así, en lugar de hacer dos movimientos manuales (uno de salida en un banco y otro de entrada por el mismo importe y fecha en otro banco), indicándole los datos a Ambar Cloud, los generará de forma automática.

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Basta con indicar la fecha del movimiento, los bancos origen y destino y el importe.

Ambar Cloud propondrá el concepto en cada banco, pero Vd. puede modificarlo.

En caso de que con posterioridad Vd. elimine o cambie de forma manual cualquiera de los movimientos generados, no alterará el otro movimiento.

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Cierre de caja

El cierre de caja permite registrar los movimientos de esa caja/banco de forma que:

-Quede constancia de eventuales quebrantos

-Se pueda detectar si hay cambios en movimientos anterioes al cierre de caja.

Así, una vez solicitado el importe del saldo de caja, Ambar Cloud generará un movimiento de cuadre que deje a cero el saldo de la caja (añadiento el eventual quebranto), y una apertura con el importe del nuevo saldo de caja.

En caso de que se modificaran con posterioridad al cierre, movimientos anteriores de esa caja (borrando un cobro, por ejemplo) se podría comprobar porque el saldo de todos los cierres de caja posteriores no quedarían a cero.

 

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Cartera

El tratamiento de la cartera de efectos permite gestionar los documentos de cobro o pago de todo tipo, ya sean cheques, pagarés, recibos bancarios, letras…

Los efectos al cobro se generan desde las opciones de cobro (en su correspondiente apartado del menú o integradas en los documentos de facturas, pedidos y albaranes). Un efecto puede pagar por tanto un documento de cualquier tipo (factura, albarán, pedido u otro efecto), o parte de un documento, o varios documentos a la vez.

Igualmente, los efectos a pagar se generan desde las opciones de pago (en su correspondiente apartado del menú o integradas en los documentos de facturas, pedidos y albaranes). Un efecto puede pagar por tanto un documento de cualquier tipo (factura, albarán, pedido u otro efecto), o parte de un documento, o varios documentos a la vez.

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Efectos

El archivo de efectos incluye todos los efectos, tanto los efectos al cobro como efectos a pagar, ya estén pendientes de cobro o cobrados.

El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.

La información de este apartado se habrá generado automáticamente desde las correspondientes opciones de cobro o de pago, pero puede ser útil para borrar un efecto generado por accidente, o para consultar información de detallada del documento.

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En el apartado de «datos del efecto» se agrupa la información general del efecto, cuando fue generado, la fecha de vencimiento, si es a cobrar o pagar, y su estado.

Los «datos de origen» se refieren a qué documento ha pagado este efecto. Vendrá la identificación del documento que se pagó haciendo referencia a su serie y número, y tipo de documento (albarán, pedido, factura o efecto, ya sean de compra o de venta en cada caso).

Los datos del cliente o proveedor serán necesariamente los del documento que se ha pagado/cobrado con este efecto.

El apartado de «datos monetarios»incluye el importe del documento y la parte pagada/cobrada del mismo, la información SEPA si corresponde (esquema, e información del mandato), el banco y el tipo. (talón, pagaré, letras, recibos, otros).

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Informe de efectos a cobrar

El informe de efectos a cobrar permite obtener un listado de los efectos al cobro (pendientes de cobro o no) conforme a diversos criterios ordenaciones y márgenes.

Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes puede consultarlo haciendo click aquí.

Tenga en cuenta:

  • Puede haber varios formatos de un mismo informe lo que significa diferentes presentaciones de datos.
  • Puede haber diferentes ordenaciones.

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Informe de efectos a pagar

El informe de efectos a pagar permite obtener un listado de los efectos de pago (pendientes de pagar o ya pagados) conforme a diversos criterios ordenaciones y márgenes.

Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes puede consultarlo haciendo click aquí.

Tenga en cuenta:

  • Puede haber varios formatos de un mismo informe lo que significa diferentes presentaciones de datos.
  • Puede haber diferentes ordenaciones.

 

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Devolución de efectos

La devolución de efectos permite volver a dejar pendiente de cobro un efecto que ya fue dado por cobrado.

De ese modo el movimiento que se generó en el banco cuando se produjo el cobro original quedará inalterado, pero ahora se generará otro por el importe de la devolución, otro apunte más por el importe de los gastos de devolución y el efecto volverá a estar pendiente de pago por el importe total (principal más gastos de devolución).

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Informes

En este apartado se incluyen informes referentes al apartado de tesorería.

Informe de bancos

Permite obtener un listado de los bancos que tiene creados en Ambar Cloud en el apartado «Bancos»:.

Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes puede consultarlo haciendo click aquí.

Detalle de riesgo de clientes

Esta opción permite obtener un informe con el riesgo de cada cliente, desglosado por el tipo de riesgo.

Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes puede consultarlo haciendo click aquí.

El informe desglosa el riesgo separándolo en albaranes, efectos vencidos y no vencidos y facturas.

El total lo compara con el riesgo concedido (en la ficha del cliente) indicando el riesgo disponible y el % de riesgo utilizado.

 

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